IES: O QUE CONFIRMAR ANTES DA PREPARAÇÃO E SUBMISSÃO DA DECLARAÇÃO
A Informação Empresarial Simplificada (IES) é uma das principais obrigações anuais das empresas em Portugal. Embora a sua submissão seja efetuada pelo contabilista certificado, a qualidade da declaração depende do trabalho conjunto entre a empresa e o seu contabilista.
A IES reúne informação contabilística, fiscal e estatística que é comunicada a várias entidades públicas, nomeadamente a Autoridade Tributária e Aduaneira, o Banco de Portugal, o Instituto Nacional de Estatística e o Ministério da Justiça. Por isso, qualquer erro, omissão ou inconsistência pode ter consequências fiscais, contabilísticas e financeiras, originando pedidos de esclarecimento, declarações de substituição ou mesmo ações de inspeção.
Independentemente do ano a que respeita a declaração, é fundamental que, antes da sua preparação e submissão, empresa e contabilista confirmem que toda a informação contabilística e documental se encontra completa, correta e devidamente validada.
O que é a IES e porque é tão importante
A IES foi criada para simplificar o cumprimento de várias obrigações legais através de uma única declaração eletrónica.
Através da IES são comunicados, entre outros, os seguintes elementos:
- Prestação de contas;
- Informação contabilística anual;
- Informação fiscal;
- Informação estatística;
- Informação destinada ao Banco de Portugal.
Na prática, a IES constitui uma das principais fontes oficiais de informação sobre a situação económica e financeira das empresas, sendo utilizada por diversas entidades públicas para efeitos de análise, fiscalização e produção estatística.
Por esse motivo, os dados submetidos devem refletir, com rigor, a realidade da empresa.
Confirmar se a contabilidade está efetivamente encerrada
Antes da preparação da IES, é indispensável garantir que o processo de encerramento contabilístico do exercício está concluído.
Devem estar validados:
- Balancete final do exercício;
- Demonstração dos resultados;
- Balanço;
- Mapas de depreciações e amortizações;
- Inventários, quando aplicável;
- Regularizações contabilísticas de fim de exercício.
A empresa deve assegurar que toda a documentação necessária foi entregue ao contabilista em tempo útil, permitindo que a informação contabilística reflita corretamente a atividade desenvolvida.
Verificar a coerência entre a Modelo 22 e a IES
Um dos aspetos mais importantes consiste em garantir a coerência entre os dados constantes da Modelo 22 de IRC e os elementos comunicados através da IES.
A Autoridade Tributária procede ao cruzamento automático destas informações.
Diferenças relacionadas com:
- Resultado líquido;
- Resultado fiscal;
- Lucro tributável;
- Benefícios fiscais;
- Tributações autónomas.
podem originar alertas e pedidos de esclarecimento.
A consistência da informação é tão importante quanto a sua exatidão.
Rever saldos de clientes e fornecedores
As contas correntes representam uma área particularmente sensível.
Antes da submissão da IES é aconselhável confirmar:
- Clientes com saldos antigos;
- Fornecedores com movimentos pendentes;
- Valores que necessitem de regularização;
- Diferenças identificadas durante as conciliações.
A empresa deve colaborar com o contabilista na identificação de créditos incobráveis, dívidas regularizadas ou outras situações que careçam de atualização.
Confirmar as conciliações bancárias
As contas bancárias devem refletir exatamente a realidade financeira da empresa.
É importante verificar:
- Diferenças entre saldo contabilístico e saldo bancário;
- Movimentos pendentes de registo;
- Comissões e encargos bancários;
- Transferências por identificar.
A fiabilidade das demonstrações financeiras depende diretamente da qualidade destas verificações.
Analisar ativos fixos e amortizações
Os ativos fixos tangíveis e intangíveis devem ser revistos antes da preparação da IES.
Esta análise deve incluir:
- Existência física dos ativos;
- Correta classificação contabilística;
- Taxas de amortização aplicadas;
- Eventuais abates ou alienações.
Sempre que existam aquisições, vendas ou abates de bens durante o exercício, a empresa deverá comunicar essas alterações ao contabilista e disponibilizar a respetiva documentação.
Rever provisões e imparidades
As provisões e imparidades exigem sempre uma análise técnica cuidada.
Devem ser avaliados:
- Fundamentos que justificam a sua constituição;
- Documentação de suporte;
- Tratamento contabilístico;
- Enquadramento fiscal.
Nem todas as provisões ou imparidades contabilísticas têm aceitação fiscal, pelo que esta revisão assume particular relevância.
Validar os capitais próprios
Os capitais próprios constituem um indicador essencial da situação financeira da empresa.
Antes da preparação da IES importa confirmar:
- Capital social;
- Reservas;
- Resultados transitados;
- Resultado líquido do exercício.
Qualquer inconsistência nesta área poderá comprometer a leitura das demonstrações financeiras.
Verificar benefícios fiscais utilizados
As empresas que beneficiaram de incentivos ou benefícios fiscais devem garantir que toda a informação se encontra corretamente refletida.
Entre os aspetos a confirmar destacam-se:
- Elegibilidade do benefício;
- Cálculos efetuados;
- Limites aplicáveis;
- Evidências documentais.
Uma revisão preventiva reduz significativamente o risco de correções futuras.
A importância de uma revisão final
Mesmo quando a contabilidade parece estar concluída, uma revisão final continua a ser indispensável.
Esta análise permite identificar:
- Inconsistências entre mapas;
- Divergências de saldos;
- Erros de classificação;
- Omissões documentais.
Na maioria dos casos, os problemas detetados nesta fase são mais simples e menos dispendiosos de corrigir do que após a submissão da declaração.
Conclusão
A IES não deve ser encarada apenas como uma obrigação legal. É uma declaração que reflete a realidade económica, financeira e fiscal da empresa e cuja qualidade depende de um trabalho conjunto entre empresários e contabilistas.
Uma empresa organizada, que entrega atempadamente toda a documentação e mantém uma comunicação regular com o seu contabilista, reduz significativamente o risco de erros e contribui para que a informação apresentada seja rigorosa, consistente e fiável.
Mais do que cumprir uma obrigação legal, preparar corretamente a IES é um investimento na transparência, na credibilidade e na boa gestão da empresa.
